Training need assessment atau yang sering disingkat TNA ini merepakan sebuah langkah perencanaan yang mana perencanaan tersebut berhubungan dengan sumber daya manusia. Analisa ini dibutuhkan untuk mengidentifikasi batasan pengelompokan kegiatan industri, jumlah kebutuhan terhadap tenaga kerja dan jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
TNA dilakukan oleh departemen HRD yang menjadi spesialis dalam melakukan proses identifikasi program pelatihan sehingga akan menganalisa kelebihan, kekurangan dan potensi dari individu sehingga SDM yang direkrut akan sesuai dengan tujuan organisasi.
Berikut adalah manfaat TNA:
- Sebisa mungkin menyetarakan atau menyeimbangkan baik itu kemampuan ataupun keterampilah yang dimiliki karyawan pada sebuah perusahaan.
- Memudahkan HRD untuk menentukan prioritas untuk penempatan individu pada pelatihan kerja yang diutamakan.
- Membantu meningkatkan SDM karyawan pada saat program training.
- Menentukan SDM yang ada di perusahaan wajib dan berhak mendapatkan training karyawan.
- Membantu tim perekrut untuk merencanakan program pelatihan di masa yang akan datang.
Untuk menentukan perencanaan sumber daya manusia maka perlu mengidentifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan. Upaya ini untuk mengumpulkan dan mengetahui data, fakta dan masalah informasi terkait siapa yang akan dilatih, alasan diperlukannya pelatihan, jenis pelatihan kemampuan yang dilatihkan, faktor pendukung yang diperlukan, materi, dan keuntungan yang diperoleh.
Selanjutnya identifikasi ini akan memberikan gambaran kondisi sesungguhnya dari apa yang dihadapi dan dirasakan oleh karyawan dalam melaksanakan tugas. Ruang lingkup TNA adalah mengenal, memperoleh dan memformulasikan kebutuhan pelatihan dan aspek-aspek pendukungnya.
Dalam TNA identifikasi perilaku kebijakan dan program dilakukan untuk memperoleh data, fakta serta informasi terkait kecenderungan dan perubahan dari kebijakan yang lama atau baru, hal ini kemudian berdampak pada kebutuhan penyediaan tenaga kerja dalam aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan baru.
Identifikasi perilaku pekerjaan yang dibutuhkan untuk memperoleh data, fakta dan informasi terkait kecenderungan umum yang terjadi karena kesenjangan kinerja karyawan pada unit tertentu. Selanjutnya membutuhkan identifikasi perilaku masyarakat untuk mendapatkan data, fakta dan informasi terkait aspirasi masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan serta bagaimana tingkat kepedulian serta partisipasi aktif masyarakat terhadap pelaksanaan pekerjaan atau program.
Berikut adalah metode yang digunakan dalam training need assessment:
- Melakukan observasi langsung dengan mengumpulkan berbagai informasi yang berkaitan dengan kesenjangan antara performa dan kemampuan karyawan. Observasi dilakukan dengan mempertimbangkan sifat teknis, perilaku pekerja dan aspek fungsional jabatan.
- Berkomunikasi secara langsung dengan karyawan sehingga tim HRD akan mampu bertatapan muka sehingga akan membuat TNA jauh lebih efektif karena seluruh informasi dapat digali lebih dalam.
- Membentuk grup fokus diskusi untuk menampung seluruh masalah yang dihadapi karyawan dengan cara berkelompok, karyawan juga diberikan waktu untuk berdiskusi serta mengidentifikasi jenis training yang dibutuhkan.
- Menyebar survey kuesioner dengan memberikan pertanyaan dan memberikan jawaban dalam bentuk pilihan ganda atau pertanyaan terbuka untuk melihat kondisi karyawan.
- Menggunakan umpan balik dari pelanggan, umpan balik yang diterima biasanya lebih jujur dan objektif sehingga informasi lebih murni.
Prinsip dari TNA adalah realistik yang berarti dapat dilaksanakan dan rasional yang mempertimbangkan kemampuan dana, daya dan sarana serta waktu sesuai tingkat perkembangan program, prinsip sistimatik dimana rumusan disusun dengan teratur dan berurutan serta memiliki keterkaitan antara kegiatan sehingga tidak berdiri sendiri dan mengarah pada proyeksi masa depan, dan prinsip terarah yaitu hasil rumusan mengarah pada satu tujuan yang terorganisasi secara sangat baik.
TNA dalam skala makro akan memberikan keselarasan tujuan strategis dan memiliki tiga tingkat yaitu organisasi, pekerjaan dan individu. Sedangkan TNA dalam skala mikro diawali dengan masalah perubahan atau kinerja serta penilaian dilakukan untuk memastikan pelatihan adalah solusi dan mengklarifikasi masalah.
Dalam training need assessment organization analysis dibutuhkan untuk menetapkan tujuan pelatihan, problem analysis untuk menyatakan adanya gap masalah yang terjadi, juga job role analysis dengan unsur knowledge, skill, attitude.
Untuk mendapatkan seluruh cara pelatihan ini maka Anda dapat bergabung dengan Prasetya Mulya Executive Learning Institute atau Prasmul-ELI. Prasmul-ELI memiliki misi untuk memberikan inspirasi serta solusi untuk mengembangkan SDM untuk menjadi manusia yang berdampak secara global, menggunakan Prasmul-ELI sebagai tempat pelatihan adalah langkah yang tepat.
